Работа с заявками
В этой статье мы рассмотрим полный цикл движения заявки, от ее создания до завершения работы с ней.
После того, как проведены все настройки заявок, то есть,
создана структура организации и заведены пользователи,
созданы маршруты движения заявки в подразделении
и/или
маршруты, связанные с видом заявки,
добавлены пользователи, имеющие право согласования заявок
и
пользователи, имеющие право создавать заявки
настроены
печатные формы заявок и
работа заявок с ЭЦП можно начинать работу.
Примечание. Если вы используете один компьютер, то для понимания данной статьи вам будет необходимо поочередно заходить в систему от имени разных
пользователей, действия которых мы будем рассматривать. Либо зайти в систему c различных компьютеров от имени разных пользователей.
Кроме этого, мы будем рассматривать работу с видом заявки, который был создан нами в качестве примера и имеет соответствующие маршруты, а также существует маршрут
движения заявки для подразделения заявителя, настроена ЭЦП и шаблонный файл.
Создание заявки
Для создания заявки зайдите от имени пользователя, которого вы создали раньше, в систему, введя его Логин и Пароль.
Мы зайдем от имени пользователя Проскурин.
Перейдем в папку "Заявки" и нажмем "Создать". В результате будет получен список видов заявок, доступных
для создания. Выберем вид заявки "Заявка на предоставление доступа к бухгалтерскому ПО".
В результате откроется карточка заявки с полями, заполненными по умолчанию.
Заполнив все обязательные поля заявки, оправим ее в работу. В результате система выполнит все необходимые действия
над заявкой, запустит ее по маршруту и закроет карточку заявки,
поместив ее в папку "Заявки". Так как заявка отправлена по маршруту согласования, ее состояние
будет "На рассмотрении".
Откроем нашу заявку. В ней присутствует заполненный шаблонный файл,
запущен маршрут заявки в подразделении и эта заявка подписана ЭЦП.
После запуска заявки в работу, одним из пунктов которого является отправка по маршруту, поручение, отвечающие за отправку,
помещается в почтовую папку "Отправленные" пользователя.
Согласование заявки
Поручение на согласование заявки приходит в почтовую папку "Входящие" согласующего. В нашем случае это будет Антонов.
Зайдем от его имени в систему и откроем заявку.
Заявка будет открыта в нужной точке маршрута, где согласующий может высказать свое мнение. "Согласен" или "Не согласен".
В момент открытия заявки проверяется ее электронная цифровая подпись. В случае ее нарушения, маршрут движения заявки останавливается.
Если пользователь согласовал заявку, то ее маршрут продолжится, если нет то маршрут заявки будет остановлен. Процедура
согласования повториться и для второй точки согласования маршрута.
Исполнение заявки
После положительного закрытия последней точки согласования маршрута заявки в подразделении, автоматически будет запущен
маршрут, связанный с видом заявки. В нашем случае мы создали в нем одну точку исполнения, с исполнителем Тимофеев.
На рисунке ниже представлен полный вид маршрута заявки, открытой пользователем, который ее создал (Проскурин).
Поручение на исполнение заявки, как и в случае согласования, поступает в почтовую папку "Входящие"
исполнителя заявки.
Исполнитель может открыть заявку, просмотреть ее согласование, а после исполнения должен отчитаться, нажав "Отчитаться".
Перед исполнением исполнитель может убедиться в целостности ЭЦП заявки, перейдя на закладку "ЭЦП".
При необходимости, можно отправить заявку по стандартному маршруту, например, если для ее исполнения
будут задействованы дополнительные сотрудники.
Отслеживание состояний заявок
Отслеживать движение созданных и запущенных в работу заявок можно по полю "Состояние", которое принимает
значения в зависимости от состояния заявки.
Подробную информацию о том, где "застряла" заявка, можно получить открыв закладку "Маршруты" карточки заявки.
Из рисунка, представленного ниже, мы видим, что заявка прошла этап согласования, исполнитель с нею ознакомился, но
отчета о выполнении нет. Таким же образом можно просмотреть каждую точку маршрутов заявки.
