Начало работы
Система установлена и вы можете начать работать. Предполагается, что вы ознакомились со статьей
"Начало работы" платформы FossLook и
создали структуру организации и пользователей.
Мы, в качестве примера, создали структуру организации, приведенную на рисунке ниже,
и список пользователей, которые числятся в соответствующих подразделениях (См. колонку "Подразделение").
Создание нового вида заявки
Перейдя на пункт меню "Библиотеки документов", в программе администрирования, вы увидите, что после инсталляции "FossLook Заявка" в системе добавилась типовая библиотека "Заявки".
Эта библиотека обеспечивает бизнес-логику работы с документами типа "Заявка".
В этой статье мы рассмотрим алгоритм создания нового вида заявки, создание маршрута движения заявки и
общие принципы работы с заявкой. Все особенности работы с элементами системы рассматриваются в расширенных
статьях.
Итак, для создания нового вида заявки необходимо создать соответствующую библиотеку. Для этого зайдите в меню
библиотеки документов и нажмите "Создать".
Введите имя библиотеки и ее описание, а после сохранения создайте тип документа, нажав "Создать".
Далее введите имя вида заявки и выберете чекбокс функции "Заявка". Система зама заполнит нужные поля для типового вида заявки.
Теперь можно создать дополнительное поле для данного вида заявки. Например, это будут поле "Вид бухгалтерского ПО".
Для создания этого поля нажмите "Создать" на нашей форме типа документа. Поле "Вид бухгалтерского ПО" сделаем справочным.
Подробнее о поддерживаемых в FossLook
типах полей и о том,
как создаются типы документов и поля в них
смотрите в соответствующих статьях.
После сохранения нашего нового поля оно добавилось в вид заявки.
Управление системой "FossLook Заявки"
Теперь нам необходимо произвести общие настройки системы "Заявки". Для этого перейдите на закладку "Управление системой "Заявки"
библиотеки "Заявки". О каждой из функций системы вы можете узнать переходя по соответствующим ссылкам непосредственно из программы настройки.
В этой же статье мы рассмотрим только необходимые действия для запуска системы.
Настройка маршрутов в подразделении
Более подробно о маршрутизации заявок можно посмотреть в статье
"Особенности маршрутизации заявок".
Здесь же мы рассмотрим только маршрут движения заявки в подразделении. Особенности этого маршрута заключаются в том,
что для определенного подразделения создается маршрут, по которому будут двигаться заявки всех видов, если они созданы
для заявителя, который числится в этом подразделении. Так в нашем случае мы создадим маршрут для подразделения "Группа
подготовки договоров". Следовательно, в нашем случае этот маршрут будет выполнятся если в поле "Заявитель" заявки будет
Проскурин.
Для настройки маршрута в подразделении перейдите по ссылке "Настройка маршрутов в подразделении" из закладки "Управление системой "Заявки" и
нажмите "Создать",
выберете подразделение, нажмите сохранить,
перейдите на закладку "Маршруты" и нажмите "Создать".
Далее создадим маршрут движения заявок в нашем подразделении. (Подробно о работе с маршрутами можно прочитать в статье
"Подготовка шаблонного маршрута движения документа".)
Будем считать, что заявку на подключение ПО нужно согласовать поочередно у непосредственных начальников, а затем отправить на исполнение
в службу технической поддержки. Для этого выберем соответствующие точки маршрута, нажав добавить.
Выстроим эти точки в соответствии с нашей задачей маршрутизации. Следует учитывать, что поле "Автор"
в точке маршрута заполнять не нужно. Это поле будет заполняться автоматически при движении заявки
по маршруту.
После сохранения маршрута он будет добавлен в список маршрутов заявок в подразделениях. Для подразделения
может быть создан только один маршрут.
Настройка прав согласования заявок
Для того чтобы пользователь имел право согласовывать заявки он должен быть включен в группу
"Право согласования заявок". Для включения пользователя в данную группу перейдите по ссылке "Настройка права согласования заявки"
из закладки "Управление системой "Заявки" и добавьте нужных участников в группу.
Предоставление папки "Заявки"
Первоначально пользователь не может создавать заявки. Для предоставления ему такой возможности необходимо
дать ему доступ к папке "Заявки", где они будут создаваться. Для этого перейдите по ссылке "Настройка права согласования заявки"
из закладки "Управление системой "Заявки" и, воспользовавшись "Мастером назначения папки "Заявки",
выберете пользователей, которые смогут создавать заявки.
На данном этапе, мы пока откажемся от использования архивов, ЭЦП и вложенных файлов в заявку. Для этого взведите
соответствующие чекбоксы, как показано на рисунке ниже. Ознакомится с этими возможностями вы сможете,
прочитав соответствующие
статьи сайта.
Итак, мы настроили систему "FossLook Заявка" и теперь можем проверить ее работоспособность.
Автоматическое заполнение поля "Заявитель"
Заявки могут создаваться как от имени пользователя, который их создал, так и от имени другого пользователя.
Если вы оставите соответствующий чекбокс не заполненным, то в момент создания заявки пользователем поле
"Заявитель" останется пустым, и вы можете выбрать заявителя из списка пользователей. Иначе данное поле будет заполнятся
значением пользователя, который создает заявку, но его также можно заменить значением другого пользователя.
Пример работы пользователей с заявками
Для начала работы пользователей с системой "FossLook Заявка" зайдите от имени пользователя Проскурин, введя его Логин и Пароль. Как видно из рисунка ниже,
этому пользователю доступна папка "Заявки",
где он может создать заявку вида "Заявка на предоставление доступа к бухгалтерскому ПО", которую
мы спроектировали ранее.
Следует обратить внимание на то, что заявитель должен числиться в том подразделении,
для которого мы создавали маршрут движения заявки. Ранее нами был создан маршрут для подразделения
"Группа подготовки договоров", следовательно, в качестве заявителя мы выберем
Проскурина, который работает в этом подразделении. В общем случае, сотрудник, создающий
заявку, в качестве заявителя может выбрать и другого сотрудника. После заполнения
необходимых полей карточки заявки ее можно отправить в работу, нажав соответствующую кнопку.
Заявка помещается в папку "Заявки" и
автоматически отправляется по заранее подготовленному маршруту подразделения с заполнением соответствующих
полей в точках маршрута.
Для проверки согласования заявки зайдите в систему от имени Антонова. (Если тестирование производится на одном и том же
компьютере, то предварительно нужно закрыть клиента, работающего от имени Проскурина.) Поручение на согласование заявки
будет находится в папке "Входящие" Антонова.
В момент открытия поручения Антонову будет доступна его точка согласования. Он может согласовать заявку или отказаться от ее согласования.
В первом случае заявка будет двигаться дальше по маршруту, во втором - маршрут заявки будет остановлен.
В данной статье мы описали базовые возможности системы и дали общие понятия по работе с ней. Для более полного ознакомления с
возможностями "FossLook Заявка" просмотрите
все статьи, описывающие систему.